Stellenbeschreibung

Razorfish Deutschland ist eine der führenden Kreativagenturen mit Standorten in Frankfurt und Berlin mit ca. 200 Mitarbeitern.

Der Office Manager ist der organisatorische Kopf und das Herz unserer Agentur und der erste Ansprechpartner für unsere Kunden. Zur Verantwortung gehören allgemeine Sekretariatsaufgaben, die Koordination und Durchführung aller organisatorischen Abläufe in der Agentur sowie die Unter

Razorfish Deutschland ist eine der führenden Kreativagenturen mit Standorten in Frankfurt und Berlin mit ca. 200 Mitarbeitern.

Der Office Manager ist der organisatorische Kopf und das Herz unserer Agentur und der erste Ansprechpartner für unsere Kunden. Zur Verantwortung gehören allgemeine Sekretariatsaufgaben, die Koordination und Durchführung aller organisatorischen Abläufe in der Agentur sowie die Unterstützung der Teams und des Managements in ihren vielfältigen Aufgaben. Der Office Manager garantiert den reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäftes und behält auch in turbulenten Zeiten den Überblick.

Erledigung der Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Termin- und Reiseplanung sowie Buchung und entsprechende Reisekostenabrechnung, Abwicklung des Telefonverkehrs- Annahme und Weiterleitung der eingehenden Telefonate, Bearbeitung Postein-/ Ausgang, Empfang/Bewirtung und Betreuung unserer Kundenbesuche, Unterstützung bei firmeneigenen Veranstaltungen, Führen und Organisieren der Büroablage.

Die Stelle ist vorerst befristet auf 1 1/2 - 2 Jahre.

Aufgabengebiete

  • Strukturierung und Management aller Office-Abläufe
  • Empfang und Telefonzentrale
  • Terminverwaltung und –Organisation
  • Unterstützung/Assistenz der Management Mitglieder bei u.a. Terminkoordination, Reiseplanung, Belegabrechnung
  • Vorlagenmanagement und Ablageorganisation
  • Planung und Vorbereitung von Meetings
  • Vorbereitung und ggf. Begleitung von Events
  • Vor- und Nachbereitung von Geschäftsreisen
  • Korrespondenz (deutsch und englisch)
  • Veranstaltungsmanagement In-und Extern (Reservierung von Veranstaltungsräumen, technisches Equipment bestellen, Catering und Service etc.)
  • Allgemeine Sekretariatsaufgaben

Anforderungen

  • Kaufmännische Berufsausbildung
  • 3-4 Jahre Berufserfahrung im Office Management; idealerweise im Agenturumfeld
  • Sehr hohe Kunden- und Serviceorientierung
  • Strukturierte Arbeitsweise
  • Organisationstalent und lösungsorientiert
  • Positive sowie freundliche Ausstrahlung
  • Teamplayer
  • Souveräner Umgang mit den MS Office Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
  • Sehr gute verbale und schriftliche Ausdrucksweise in Deutsch und Englisch


750 € Prämie

Infos zum Unternehmen

VivaKi Gruppe
VivaKi Gruppe

Die Agenturen der VivaKi-Gruppe sind mit 285 Büros in über 80 Ländern der Welt vertreten. Über 18.000 Angestellte betreuen nationale und multinationale Werbungtreibende aller Branchen. In den übergeordneten VivaKi-Einheiten VivaKi Exchange, VivaKi Fluid Talents, VivaKi Nerve Center und im Management arbeiten über 1.000 Menschen, damit Werbekunden auch in Zukunft effektiv mit ihren Zielgruppen kommunizieren können. In Deutschland arbeiten über 600 Mitarbeiter an den Standorten Düsseldorf, Frankfurt, Berlin und München. In der Schweiz sind VivaKi-Agenturen in Zürich, Nyon und Zug vertreten. Das zentrale Büro für die in Österreich aktiven Agenturmarken liegt in Wien.