Stellenbeschreibung

Personal Assistant Legal (m/w)


Der/die Stelleninhaber/in ist als Personal Assistent verantwortlich für Erledigung der Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben für den Legal Manager FVC Rhine.


1. Aufgabenbereich der Stelle

  • Termingerechte und präzise Erledigung der Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben des Vorgesetzten (selbstständig, eigeninitiativ und in eigener Verantwortung); Sichtung / Priorisierung des email Einganges des Vorgesetzten einschließlich Ablage
  • Erledigung der internen und externen Korrespondenz nach Diktat oder Vorgabe (hohe Schreibgeschwindigkeit, überwiegend in Englisch)
  • Erstellung von Präsentationsunterlagen / Powerpoint-Präsentationen (inkl. Organisationscharts)
  • Terminplanung und –verfolgung; umfassende Organisation von Meetings und Dienstreisen 
  • Koordinierende Mitwirkung bzw. eigenverantwortliche, konzeptionelle Bearbeitung von Aufgabenbereichen Legal Managers (u. a. bei kleineren Projekten, Teamevents, Veranstaltungen, Umzügen etc.) 
  • Selbstständige Vorbereitung des Monthly Reporting Dokuments
  • Reisekostenabrechnung / sonstige interne und externe Bestellungen und Abrechnungen
  • Selbstständiges und eigeninitiatives Arbeiten in der administrativen Betreuung der Aufsichtsratsangelegenheiten; Organisation der Aufsichtsratssitzungen der BP Europa SE (die gelegentlich im Ausland stattfinden); Überwachung des Terminplans; in abgestimmtem Rahmen eigenverantwortliche und mitgestaltende Vorbereitung von Aufsichtsratsunterlagen in Deutsch und Englisch (z. B. Zeitplan, Einladungen, Beschlüsse, Sprechzettel, Protokoll inkl. Mails an die Aufsichtsräte und persönliche Kontakte mit deren Sekretariaten)
  • Eigenständige und mitgestaltende Pflege der Legal-Seiten im BP Kompass, Unterstützung bei Legal Global
  • Enge Zusammenarbeit mit anderen Sekretärinnen im Team bis hin zu einer wechselseitigen Vertretung


2. Erforderliche Ausbildung

  • Abgeschlossene kaufm. Berufsausbildung zum Kaufmann/Kauffrau für Bürokommunikation; gerne auch Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte(r)



3. Erforderliche Erfahrung & Kompetenzen

Erfahrung

  • Langjährige Berufspraxis im Sekretariat (auf Vorstands- / Geschäftsführungsebene)

Basisfähigkeiten
  • Verfügt über ein ausgeprägtes Organisationstalent
  • Ist kontaktfreudig und hat eine positive Ausstrahlung
  • Besitzt eine ausgeprägte Freundlichkeit im Innen- und Außenverhältnis sowie Geschick im Umgang mit Menschen



4. Sonstige erforderliche Fachkenntnisse

  • Sehr gute aktive und passive Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Sehr gute PC-Kenntnisse (Word, Excel, Outlook, Powerpoint, Teamsite und Internet) verbunden mit einer hohen EDV Affinität


5. Wünschenswerte Kompetenzen & Qualifikationen


Respekt (Respect)

  • Einhalten des Code of Conduct und der jeweils geltenden Gesetze und Richtlinien
  • Respekt für die Ansichten und Gefühle anderer und Reflektion der Wirkung eigener Aussagen und Handlungen
  • Schaffen eines Arbeitsumfeldes geprägt von Vielfalt und Einbeziehung, in dem jeder respekt- und würdevoll behandelt wird



Bestleistungen (Excellence)

  • Befassen mit den bewährten Verfahren bei BP (Best Practices) und deren Anwendung, professionelles Arbeiten und Anstreben einer bestmöglichen Arbeitsausführung
  • Eigenes Befolgen der BP Richtlinien und Standards und Anhalten anderer, dies auch zu tun
  • Sorgfältiges Planen, Treffen fundierter Entscheidungen und korrektes Verhalten


Ein Team (One team)
  • Anerkennen und Schätzen der Beiträge anderer
  • Unterstützung für alle, mit denen man zusammenarbeitet, und Beitragen zur Effektivitätssteigerung des Teams, damit bestmögliche Ergebnisse erzielt werden können
  • Setzen des Teams an die erste Stelle

500 € Prämie

Infos zum Unternehmen

BP
BP

Unsere Tätigkeit umfasst die Exploration, Produktion und Verarbeitung sowie den Handel und Vertrieb von Energie. In diesen Bereichen sind wir weltweit aktiv. Mit ringsherum 80.000 Mitarbeitern/innen agiert BP in über 80 verschiedenen Ländern auf sechs verschiedenen Kontinenten. Jeden Tag beliefern wir Millionen von Kunden auf der ganzen Welt. Dabei sind wir ständig auf der Suche nach talentierten, engagierten und ehrgeizigen Mitarbeitern, die uns helfen, die Energiewelt der Zukunft zu gestalten.